Excel、Email、LINEで注文を分散して管理すると、通常3つのカテゴリの問題が発生します。第1に、バージョン混乱が生じます。買い手と売り手がそれぞれ見積書やPOを修正すると、数量または単価が異なるバージョンが存在する可能性があり、出荷または請求時にのみ不一致が発覚し、紛争の解決が困難になります。第2に、プロセスのギャップが発生します。確認情報が異なるツールに分散しているため、引き継ぎ時にステップが漏れやすく、新入社員や代理者が迅速に対応することができません。第3に、知識の喪失が起こります。経験豊富な営業スタッフが退職する場合、顧客の好み、過去の交渉記録、特殊な条件などの重要な知識を持ち去られ、利用可能なデータから再構築することが困難になります。解決策は、引き合、見積書、PO、出荷プロセスを単一システムに集約し、バージョン管理、修正追跡、履歴データの保存を実現することです。標準作業手順（SOP）と組み合わせることで、業務プロセスが特定の個人に依存しなくなります。