貿易文件（報價單、訂單、PI）來來回回修改，怎麼確保雙方確認的版本是同一份？

文件版本不一致是外貿操作裡很常見的風險，尤其報價單、訂單、形式發票（PI）往往要來回好幾輪才確認。一個有效的做法是把每次送出的單據都留下當時的 PDF 版本，並且在同一個地方讓買賣雙方各持一份，修改時可以直接對照兩版差異。這樣當對方說「我這邊的數量是 500 箱」而你的記錄是 300 箱，就能立刻調出當初哪一版出了差異、是誰改的。另外，出貨前建議以 PI 和訂單做最後一次逐欄核對，確認品項、數量、單價與條件都一致，避免出貨後才發現文件和實際不符。