本シリーズは Patisco のデモアカウント「鼎立」を使っています。掲載している画面とデータはすべてシステム上で実際に操作して生まれたもので、買い手とサプライヤーのやり取りも含め、作り物の画面ではありません。人物と会話は演出で、イラストはイメージです。画面はシステムの中国語表示のものですが、Patisco は日本語でもご利用いただけます。
物語の時間：展示会が終わって最初の火曜日、午前 10:00
63 通
Marta への見積もりを送り終えた阿哲（アージャー）は、メールボックスに戻ってきました。未読 63 通。
展示会で名刺を置いていったお客さんたちから、ぽつりぽつりとメールが届き始めたのです。Excel 付きの人もいれば、PDF 付きの人もいます。ある一通の添付は、手書きの注文書をスマホで撮った写真でした。少し傾いていて、机の上のコーヒーカップまで写っています。
東京のサイクルワークス東雲の佐藤店長から届いたメールは、件名がたった二文字。「注文」。本文は丁寧な日本語で 3 行、添付は PDF の注文書が 1 枚です。佐藤店長はどんなシステムも使っていません。あるのは古いプリンターが 1 台と、15 年使い続けている Excel のひな形です。
以前のやり方
以前なら、この 63 通は阿哲ひとりの仕事でした。
1 通ずつ読んで、添付の品目を 1 行ずつ鼎立の Excel に打ち込み、PI を作って返信する。品番を 1 つ打ち間違えても、気づくのは出荷の日です。
もっと厄介なのは、これらのメールが阿哲のメールボックスの中にしかないことでした。東京の店からハブの注文がいくつ来たのか、阿美（アーメイ）が知りたければ阿哲に聞く。展示会のあと注文がどれくらい来たのか、林社長が知りたくても阿哲に聞く。阿哲が休めば、メールはそこに置かれたまま、誰の目にも触れません。
Patisco でのやり方
まずメールボックスをつなぐ
阿哲は〔マイメールボックス〕で、自分の会社のメールボックスを接続しました。これ以降、やり取りするメールは Patisco の〔Email 受信トレイ〕に入ってきます。
受信トレイは 2 つに分かれています。
- 振り分け待ち：差出人が、鼎立に登録済みの買い手か売り手と一致するメールです。ある書類のディスカッションに入れる、〔新しいスレッド〕を立てる、といった提案がシステムから付きます。
- 確認待ち：見たことのない差出人のメールです。差出人、件名、日付だけをひとまず記録します。阿哲が目を通して本物のお客さんだと判断したら、〔この人の会社を指定〕を押して、どの会社の人かを結びつけます。
メールをディスカッションに入れれば、同僚からも見えるようになります。阿美が東京のハブの件を調べるのに、もう阿哲に聞く必要はありません。
佐藤店長の PDF：AI に原文のまま書き写してもらう
佐藤店長は Patisco のアカウントを持っていません。その注文は、PDF が 1 枚あるだけです。
そこで阿哲は、そのメールで〔新しい書類です〕を押しました。AI が添付を読み取り、原文のまま「コピー」として書き起こします。相手の書類をもとにこちらで控えを作るこの仕組みが、代理作成コピーです。品目、数量、単価は書かれたとおり。日本語の品名も翻訳せず、そのまま写します。阿哲が目を通して確認して、はじめてコピーが実際に作成されます。
このコピーの書類番号の横には「代理作成（メール）」の表示があります。品目ごとに「原文」の欄が 1 つ増え、上部からは佐藤店長が送ってきた元の添付ファイルを開けます。相手がどう書いてきたか、システムはそのとおりに記録します。
「写し間違えたりしないの？」と阿美が聞きました。
「するよ。だから目を通してから確認を押すんだ」と阿哲。「それに原文がすぐ横にあるから、間違ってたらひと目でわかる。本当に間違ってたら、無効にして写し直せばいいし」
代理作成コピーは修正できません。記録しているのは「相手が何を送ってきたか」であって、「こちらがどう直したいか」ではないからです。佐藤店長に返す PI は、やはり阿哲が自分で作ります。
返信も同じスレッドで
阿哲は同じスレッドで〔Email で返信〕を押し、日本語で 2 行書きました。受け取りました、PI は明日お送りします、と。
文字を打ってそのまま Enter を押したものは、同僚向けの社内メッセージにすぎません。〔Email で返信〕で送ったものだけが、佐藤店長に届きます。この 2 種類のメッセージが同じスレッドに並ぶので、誰が何を、誰に向けて言ったのかが一目瞭然です。
以前 vs Patisco
| 以前 | Patisco なら | |
|---|---|---|
| メールの置き場所 | 阿哲のメールボックス | ディスカッションに入れれば同僚全員に見える |
| お客さんから届いた注文 | 1 行ずつ Excel に打ち込む | AI が原文のままコピーに書き起こし、人が確認 |
| 打ち間違いに気づくのは | 出荷の日 | 原文がすぐ横にあるので確認前に見える |
| 阿哲が休んだら | メールはそこで止まる | ディスカッションに入れたメールは引き継いだ人に見える |
社長へのひとこと：お客さんは、あなたのためにシステムを変える必要はありません。これまでどおりメールや PDF を送ってくれれば、こちらでしっかり受け止められます。