本シリーズは Patisco のデモアカウント「鼎立」を使っています。掲載している画面とデータはすべてシステム上で実際に操作して生まれたもので、買い手とサプライヤーのやり取りも含め、作り物の画面ではありません。人物と会話は演出で、イラストはイメージです。画面はシステムの中国語表示のものですが、Patisco は日本語でもご利用いただけます。
物語の時間：翌週の月曜日、朝 8:30
話がまとまった
値上げ、設計変更、納期。すべて調整がつきました。PI-0411 のヘッダーには〔双方確認済み〕の文字があります。
阿哲（アージャー）はこの件を阿美（アーメイ）に渡しました。「発注して大丈夫です。チェーンは宏泰へ。新しいメッキのほうですからね」
阿美はうなずいて、パソコンを開きました。椅子には、クッションが 1 つ増えています。
以前のやり方
以前のサプライヤーへの発注は、お客さんの注文を「もう一度打ち込む」作業でした。
阿美は阿哲の PI を開き、鼎立の発注書のひな形に 1 行ずつ写します。品番、品名、数量、仕様。お客さんの書類は英語ですが、宏泰向けは中国語にする必要があります。お客さんの書類は鼎立の品番ですが、宏泰には宏泰の品番があります。写し終えたらもう一度照合して、FAX で送る……いえ、今は張さんにメールで送ります。
こうして写すときに一番ミスが出やすいのが、変更したばかりの箇所です。先週変えたばかりのメッキが、発注書ではまだ古い「ニッケルメッキ」のまま。ひな形が先月のものだったからです。
書類ミニ講座｜発注書（PO、Purchase Order）：買い手が売り手に出す正式な注文書です。何を、いくつ、いくらで、いつ納めてほしいかを明記します。この物語では、鼎立は Velostrada に対しては売り手で PI を発行し、宏泰に対しては買い手で PO を発行します。同じ取引で、鼎立は 2 種類の書類を同時に持つことになります。
Patisco でのやり方
PI から品目を持っていく
阿美は〔注文書（PO）〕で〔新規注文（PO）〕を押し、売り手に宏泰チェーンを選びます。次に〔品目を追加〕で、取り込み元に〔発注書／PI〕を選んで、PI-0411 を指定します。
チェーンの行が入ってきました。仕様は先週変えたばかりの新しいメッキです。入ってくるのは PI の今の内容だからです。阿美が直すのは 2 か所だけ。数量を宏泰の梱包単位に合わせ、単価を宏泰と決めた仕入価格に変えます。
もっと速い方法もあります。〔AIアシスタント〕には〔顧客注文→仕入先への PO〕というショートカットがあります。お客さんの注文を選ぶと、AI がサプライヤー向けの PO をまとめます。書き込む前に提案が一覧で出て、阿美が確認してはじめて作成されます。
アカウントのないサプライヤーに送る
宏泰は Patisco のアカウントを持っていません。阿美は PO で〔Email で返信〕を押し、〔この PO の PDF を添付〕にチェックを入れて張さんに送ります。PO のヘッダーには送信先が記録されます。あとで書類を修正すれば、「この版はまだ送っていない」と知らせてくれます。
アカウントのあるサプライヤー：カタログから発注
サプライヤーが Patisco を使っていれば、別の道もあります。たとえば #5 で知り合った晟達チェーン。阿美は晟達が共有しているカタログを直接開いて、必要な品目をカートに入れ、〔注文（PO）を作成〕を押します。システムが PO の下書きを作るので、確認してから送信します。その後、晟達が納期や数量を変えれば、阿美の側の〔変更差分〕が点灯します。
そのまま注文できるかどうかは、サプライヤーが鼎立に設定している取引条件次第です。引合いしか受けないサプライヤーなら、まず〔見積依頼を作成〕です。
以前 vs Patisco
| 以前 | Patisco なら | |
|---|---|---|
| お客さんの注文を発注書に | 1 行ずつ写す | 〔品目を追加〕で PI から持ってくる |
| 変更したばかりの仕様 | ひな形が古く、一番写し間違えやすい | 入ってくるのは PI の今の内容 |
| サプライヤーへの送付 | PDF を別途保存してメールに添付 | PO から直接送信。どの版を送ったか記録される |
| サプライヤーがシステムを利用中 | やはりメール | カタログから直接発注。修正は差分で確認 |
社長へのひとこと：同じ取引のデータを打ち込むのは 1 回だけ。2 回目に打ち込む場所が、ミスの起きる場所です。