貿易の瞬間 #16｜LINE グループで納期を催促

本シリーズは Patisco のデモアカウント「鼎立」を使っています。掲載している画面とデータはすべてシステム上で実際に操作して生まれたもので、買い手とサプライヤーのやり取りも含め、作り物の画面ではありません。人物と会話は演出で、イラストはイメージです。画面はシステムの中国語表示のものですが、Patisco は日本語でもご利用いただけます。

物語の時間：「来週の水曜」の前日、火曜の午後

未読300件

阿美（アーメイ）のスマホには、サプライヤーのグループが14個あります。宏泰チェーンで1つ、永錩精密鍛造で1つ、包装資材メーカーで1つ。「大甲ネジ共同購入」というのもありますが、誰に招待されたのか本人も覚えていません。

納期の催促は、こうしたグループの中で進みます。「張さん、来週水曜で確定ですか？」「確定よ！」「午前ですか、午後ですか？」「午後ね〜」。そしてスタンプが1つ。

問題は、このやり取りが阿美のスマホの中にしかないことです。阿哲（アージャー）が宏泰の納期を知りたければ、阿美に聞くしかありません。阿美は阿美で、張さんが先週言ったひとことを見つけるのに300件さかのぼります。

「来月休みに入ったら、このグループはどうするんだ？」と林社長が聞きました。

阿美は一瞬、固まりました。考えたこともなかったのです。

以前のやり方

以前のやり方は2つありました。

1つは、何もしないこと。LINE が誰のスマホにあるかで、その仕事が誰のものかが決まります。その人が休んだり辞めたりすれば、サプライヤーと話した納期も、約束した条件も、一緒に消えていきます。

もう1つは、スクリーンショットです。大事なやり取りを撮って、社内グループに流すか Excel に貼る。たくさん撮るのですが、探すときに限って、その1枚だけが見つかりません。

Patisco でのやり方

会社の LINE 公式アカウントをグループに入れる

鼎立のシステム管理者が、まず会社の設定で LINE 公式アカウントを連携しました。それから阿美が、この公式アカウントを宏泰のグループに招待します。

グループの中は何も変わりません。張さんはいつもどおり話し、写真を送り、スタンプを押します。阿美もいつもどおりスマホで返します。違うのは、グループに「記録係」が1人増えたことだけです。

グループをその書類に紐づける

公式アカウントが入ると、宏泰のグループが Patisco の〔LINE グループ〕画面の「未紐づけ」欄に現れます。阿美は〔紐づける〕を押し、PI-0411 のディスカッションを選びました。

その瞬間から、グループのメッセージはすべて PI-0411 のディスカッションに表示されます。〔LINE · 張淑芬〕というラベル付きです。写真は〔拡大表示〕で見られます。張さんが送信を取り消せば、こちらでも取り消され、「メッセージの送信が取り消されました」という1行だけが残ります。

阿哲が宏泰の納期を知りたいとき？ PI-0411 を開いて、上を見れば書いてあります。阿美に聞く必要も、300件さかのぼる必要もありません。

グループで初めて発言した人のことは、システムもまだ知りません。阿美が〔この人の会社を指定〕を1回押して、張さんを宏泰チェーンに結びつけます。以後は宏泰の〔やり取りの記録〕からも、このグループの会話が見られます。

Patisco からグループへ返す

阿哲が PI-0411 のディスカッションでひとこと打ち、〔LINE グループに送る〕→〔送信〕と押しました。メッセージは宏泰のグループに届き、冒頭には自動で【阿哲】と付きます。張さんには、誰の発言かひと目でわかります。

AI はこうした LINE のメッセージを読めるので、内容の整理や「宏泰は最後に何日納品と言った？」といった質問への回答を手伝ってくれます。ただし、自分からグループにメッセージを送ることはありません。送るかどうかを決めて押すのは、人です。

記録されないもの

記録係が拾えない会話もあります。社員個人の1対1のトーク、公式アカウントがグループに入る前の古いメッセージ、そして LINE 公式アカウントの管理画面から直接返したメッセージです。そこで鼎立はルールを1つ決めました。サプライヤーと仕事の話をするときは、記録係のいるグループで。

阿美が言いました。「じゃあ、張さんと個人トークで子どもの話をしても、記録されないよね？」

「されない」と阿哲。「安心して話して」

以前 vs Patisco

社長へのひとこと：LINE は社員のものです。でも、顧客やサプライヤーと話したことは、会社のものです。