貿易の瞬間 #20｜阿美の産休：引き継ぎがゼロからにならない

本シリーズは Patisco のデモアカウント「鼎立」を使っています。掲載している画面とデータはすべてシステム上で実際に操作して生まれたもので、買い手とサプライヤーのやり取りも含め、作り物の画面ではありません。人物と会話は演出で、イラストはイメージです。画面はシステムの中国語表示のものですが、Patisco は日本語でもご利用いただけます。

物語の時間：阿美の休暇前最後の週、水曜の午後

1冊のノート

阿美（アーメイ）は3か月の産休に入ります。手元には未完了の発注書が9枚、サプライヤーのグループが14個、そして表紙がすり切れて白くなったノートが1冊。

「引き継ぎの書類、作りますね」と阿美。

林社長は首を振りました。「まだ書かなくていい。先に、もう書かなくて済むものがどれか見てみよう」

以前のやり方

以前の引き継ぎといえば、Word の書類1本でした。

阿美は3晩かけて、頭の中のことを書き出していたはずです。どのサプライヤーの営業が誰か、どの注文の納期がいつか、誰とどんな条件を調整したか。どれだけ丁寧に書いても、書ききれません。いちばん大事なのはたいてい「あの時なぜそう決めたのか」で、それは本人の記憶と LINE の中にしかないからです。

休みに入って2週目には、きっと同僚から電話がかかってきます。「阿美さん、すみません、宏泰のあの注文なんですけど……」

後を引き受ける人は、ゼロから始めるのと同じことになります。

Patisco でのやり方

まず確認：もう会社にあるもの

林社長、阿美、阿哲（アージャー）の3人で座り、1つずつ見ていきます。

• 9枚の発注書：すべてシステムの中にあります。それぞれの品目、数量、価格、各版で何を変えたかは〈変更履歴〉にあります。
• サプライヤーと調整した条件：第12回で永錩精密鍛造と調整した3つの条件は、その発注書のディスカッションに書いてあります。
• 宏泰チェーンのグループ：記録係がいて、PI-0411 に紐づいています。めっきの設計変更も、検品写真も、「来週水曜納品」も、全部あります。
• 永錩、包装資材メーカーのグループ：こちらも紐づけ済みです。

阿美は見終えて、少し信じられない様子でした。「じゃあ私が書くのは……張さんの好きなお茶だけ？」

「それはやっぱり書いてくれ」と林社長。

次に補う：まだ会社に入っていないもの

もちろん、何もかもが自動でそこにあるわけではありません。3人は、休みに入る前に済ませることをリストにしました。

1. ディスカッションに入れていないメール：阿美は〔Email 受信トレイ〕で「振り分け待ち」のメールを、1通ずつ対応するディスカッションに入れます。入れていないメールは本人にしか見えず、管理者にも見えません。

2. 阿哲を自分のディスカッションに追加：進行中のディスカッションすべてに、阿哲を参加者として追加します。追加されれば、阿哲はそのスレッドのそれまでのメッセージをすべて見られます。

3. 窓口の付け替え：管理者が〔アカウント・権限管理〕で、宏泰や永錩といった売り手側の窓口を阿哲に付け替えます。一般社員には自分が窓口になっている取引先しか見えないので、これをしないと阿哲には見えないサプライヤーが出てきます。

4. サプライヤーにひとこと：各グループで「休みの間は阿哲にお願いします」と伝えます。グループはそのまま残り、記録もそのまま会社に入り続けます。

5. これから届くメール：休みの間に阿美のメールアドレスに届くメールは、ほかの人には見えません。そこで、よくやり取りするサプライヤーには、今後のメールを阿哲宛てにしてもらうよう頼みます。

この5つは、午後のうちに片づきました。3晩かけて Word を書く必要はありません。

ノート

最後に、阿美はあのノートを阿哲に渡しました。

「これ、あげる。中にちょっと……システムにないことが書いてあるから」

阿哲が最初のページを開くと、こう書いてありました。「張さん：烏龍茶、無糖。陳マネージャー：お茶は飲まない、コーヒー、砂糖2袋。永錩の応接室：エアコンがすごく寒い、上着を忘れずに」

阿哲は笑いました。「これは確かに、システムにないな」

以前 vs Patisco

社長へのひとこと：人は休みますし、離れることもあります。それは当たり前のことです。経験が会社に残っていれば、引き継ぎがゼロからになりません。