核心問題在於「各自建一份」：製造商有自己的 Excel，進口商有自己的報價單，通路商收到之後又重新打一遍。只要有一個環節打錯，後面所有人都在用錯誤的資料。
比較可行的做法是把產品資料、報價條件和交易文件放在同一個來源，讓各層級的夥伴都從同一份資料讀取、修改，而不是各自維護副本。具體來說：產品規格和價格只需要在源頭更新一次，對應的客戶或通路商就能看到最新版本；報價送出後留下版本紀錄，若對方要求修改，可以直接比對兩個版本的差異，而不是靠記憶或翻 Email 找舊版。
這個做法的前提是，所有角色都要能進入同一個平台——包括你的客戶和供應商——否則「同一個來源」的概念就站不住腳。