出荷書類と注文書が合わない場合、多くのケースでいくつかの根本原因があります。一つは、注文確認後に口頭での修正があったのに、書類が同期されていないこと。二つ目は、商業発票の為替レートや追加費用が出荷当日に手動で入力されるため、元の見積書と乖離していることです。三つ目は、一つのPI（Proforma Invoice）を分割出荷する際に、各出荷毎に梱包明細を一から計算し直すため、特に最後の箱の数量を誤ることです。解決方法は、単据のソースデータを統一することです。商業発票は確認済みの PI からデータを引き継ぎ、梱包明細は各出荷ロットの実際の品目と箱数を記録し、人工的な再入力を避けます。出荷前に注文書と出荷書類を項目ごとに一度比較することが、エラーを低減するための最後で最も効果的な防線です。