國貿的瞬間 #10|「你不是說可以?」「我沒有說啊。」

國貿的瞬間 #10|「你不是說可以?」「我沒有說啊。」
本系列使用貿商道示範帳號「鼎立」。文中所有系統畫面與資料,都是在系統中實際操作產生的,包括買家與供應商之間的往來,不是做出來的假畫面;人物與對話則是情境演出,插畫為示意。

劇中時間:展覽結束後的第一個週四,早上 7:40

多了一行

Jonas 已經接受了鼎立的邀請,有自己的帳號。他沒有回信,直接在他那份 PI 上改,然後按了送出。

數量改了,這個阿哲預期得到。多了一行,是一組 BB 中軸,「順便」。但阿哲盯著單價那一欄看了很久,總覺得哪裡怪。

最後他找到了:鏈條的單價,少了 0.3。

不是打錯。是 Jonas 改數量的時候,順手改了一格,什麼都沒說。

阿哲在討論裡問。Jonas 回:「You said it was OK at the fair.」

阿哲在攤位上說過的是「same price as last year」。他很確定。

以前怎麼做

這種事,以前只能靠眼睛。客人把上一版的 PDF 或 Excel 複製一份,改完寄回來。

阿哲把自己寄出的那份和客人回的那份並排,一行一行對。對完一遍,再對一遍。抓到了,接下來是吵架:「你不是說可以?」「我沒有說啊。」雙方都翻信、翻展場筆記,找證據。

沒抓到的話?等到出貨、對帳那天,秀琴姐會發現鏈條的金額少了一截,到時候貨都在海上了。

在貿商道怎麼做

正本和副本

先說一個觀念。在貿商道裡,阿哲開出去的 PI 叫正本;Jonas 那邊收到的,是自動產生的一份副本。兩份單號一樣,但各自獨立:Jonas 改的是他那一份,阿哲改的是他這一份。

Jonas 在副本上改完按〔送出〕,阿哲這邊就會看到。(客人沒有帳號的話,就是 #8 那種「代建副本」:照他寄來的原文記一份。)

文件小教室|改單紀錄:一張單從開出到定案,常常會來回改好幾次:數量、單價、交期、品項。每一次誰改了什麼、什麼時候改的,就是改單紀錄。吵架的時候,雙方要的不是誰比較大聲,是這份紀錄。

改了哪一格,直接標出來

這次 Jonas 是在系統裡改的。阿哲打開 PI-0411,標頭寫著〔輪到我方回覆〕,〔異動比對〕變成橘色:「對方有修改,點此比對」。

PI 標頭:輪到我方回覆、異動比對變橘色
對方一改,標頭就變了:輪到你回覆,改了什麼點進去看。

點開比對,左邊是 Jonas 按送出那一刻的版本,右邊是阿哲這邊的。數量改了、多一行 BB 中軸、鏈條單價少 0.3,三個地方都標出來了。不用並排 PDF,也不用對第二遍。

比對對話框
改了哪一格,直接標出來:數量、新增的品項、少掉的 0.3。

阿哲逐項處理:數量,〔採用對方的值〕;BB 中軸,〔接受新增〕;鏈條單價,不採用,維持原價。然後按〔送出〕,附一句話:「Chain price stays as agreed at the fair. Same price as last year.」

吵架之前,先看紀錄

這次不用翻展場筆記。〈異動歷程〉裡,每一版都在:阿哲第一次送出的 v1,鏈條是原價;Jonas 改過的那一版,是他按的送出。每一版都能〔預覽 PDF〕。

阿哲沒有寫長信。他只回了一句,Jonas 也沒再爭。

當天下午,Jonas 那邊按了〔確認〕。PI-0411 的標頭變成〔雙方已確認〕。

AI 能幫什麼?

如果公司開了 AI 設定,比對畫面裡還有一顆〔AI 建議〕。它會讀雙方的差異,給三四種回應的方向,例如「數量接受、降價不接受」,再把建議的數字填進草稿。

但 AI 只填草稿,不會替你送出,也不能改幣別、貿易條件或規格。按〔送出〕的,一定是人。

〔AI 建議〕
AI 給幾個回應方向,把數字填進草稿;送不送出,還是你決定。

以前 vs 用貿商道

以前用貿商道
對方改了什麼兩份 PDF 並排、一行一行對比對畫面直接標出改過的地方
怎麼回應改自己的 Word、重寄一份逐項採用或不採用,再〔送出〕
「你不是說可以?」翻信、翻筆記找證據每一版都在異動歷程裡
沒抓到的話對帳那天才發現改了哪一格,送出當下就看得到
給老闆的一句話:以前改單靠喬,誰同意了什麼,靠記憶。現在每一次改,都是一筆紀錄。

那天傍晚

事情解決了,林董心情很好,揪了一輪手搖飲。

秀琴姐幫大家點單,走到阿美座位旁邊:「妳的照舊?無糖去冰?」

「我改成溫的好了。」阿美說,「醫生說少喝冰的。」

秀琴姐點點頭,很自然地接了一句:「也是。預產期什麼時候?」

「五月底。」

辦公室安靜了兩秒。

阿哲轉過頭:「……什麼預產期?」

林董的茶杯停在半空中:「阿美,妳……什麼時候的事?」

阿美看了看兩個男人,又看了看秀琴姐,嘆了一口氣:「我外套都穿兩件了。你們真的完全沒發現?」

秀琴姐拍拍阿哲的肩膀:「你連 Jonas 改了 0.3 都看得出來,這個看不出來?」

「那個是系統標給我看的啊!」

下一集

當天晚上,林董一個人在辦公室,看著 PI-0411 的異動歷程想了很久。

第二天一早,他走到阿哲桌前:「Jonas 這樣搞,不是辦法。我們去漢堡一趟。」

延伸閱讀

分享:
這個問題你正在面對嗎?
預約 20 分鐘,用你的實際資料走一遍——不用準備任何東西。
預約諮詢 →