國貿的瞬間 #13|宏泰換了電鍍

國貿的瞬間 #13|宏泰換了電鍍
本系列使用貿商道示範帳號「鼎立」。文中所有系統畫面與資料,都是在系統中實際操作產生的,包括買家與供應商之間的往來,不是做出來的假畫面;人物與對話則是情境演出,插畫為示意。

劇中時間:同一週的週四,上午 11:00

一點點不一樣

張淑芬傳來的照片,兩條鏈條並排放在白紙上。左邊是現在的鎳鍍,右邊是新的電鍍,比較耐鏽,顏色深了一點點。

「一點點」是多少?阿美把照片放大到看得到外片的紋路,還是說不準。

林董探頭看了一眼,笑了出來:「宏泰喔。名字台語唸起來,像在講被人殺價殺到見紅。結果這次換他們來改我們的。」

阿美沒有笑。她在想 Jonas 的品管主管。去年有一批輪圈,只因為貼紙的位置差了五公釐,整批被退回來重貼。

以前怎麼做

以前,設變是這樣傳的:

張淑芬在 LINE 傳照片給阿美。阿美轉傳給阿哲。阿哲寫 Email 給 Jonas,附上照片,說明新的電鍍比較好。Jonas 回信問:「What's the salt spray test result?」阿哲再轉給阿美,阿美再問淑芬姐。

一個問題,經過四個人、三種工具。等測試報告傳回 Jonas 手上,已經是一週後。

更危險的是,規格到底改了沒,產品資料、PI、出貨單上寫的是不是同一個?三個月後 Jonas 收到貨,打開箱子發現顏色不一樣,回頭翻 PI,上面寫的還是「鎳鍍」。

在貿商道怎麼做

把供應商拉進同一串

阿美在〔討論〕開了一串新的討論,標題「鏈條電鍍變更」,按〔加入參與者〕,切到〔Email〕分頁,加入宏泰的 Email。宏泰沒有貿商道帳號,沒關係,對方用 Email 回信,回覆就會進到這一串。

〔加入參與者〕的〔Email〕分頁
供應商沒有帳號也沒關係,用 Email 參與者把他加進同一串。

她用〔用 Email 回覆〕問了兩件事:鹽霧測試報告,還有新電鍍從哪一批開始。淑芬姐的回信,連同附件的測試報告,都進了同一串。阿哲要看,打開這一串就看得到,不用再轉一手。

把規格改在單上

測試報告沒問題,林董點頭。

阿哲做了兩件事。第一,到產品 DL-CH-116,把〔規格〕從「鎳鍍」改成新的電鍍說明。第二,打開 PI-0411,把鏈條那一列的規格也改掉,然後〔送出〕給 Jonas,附一句說明和測試報告。

品項表的規格欄
規格改在單上,客人那邊就會看到這一格變了。

Jonas 那邊打開 PI,〔異動比對〕又亮了:這次改的不是數量、不是單價,是規格那一格。改了什麼、誰改的、什麼時候,每一版都在〈異動歷程〉裡。

三個月後,如果有人問「是誰同意換電鍍的」,答案不在誰的記憶裡,在那張單上。

異動歷程
誰在什麼時候改了什麼,每一版都留著。
寫作備註(不發布):產品主檔改了規格,已經開出去的單會不會跟著變,文件沒寫。稿子寫成「單上也逐一改」,不要寫成「改一處全部跟著變」。

以前 vs 用貿商道

以前用貿商道
設變怎麼傳供應商 → 阿美 → 阿哲 → 客人,三種工具供應商以 Email 參與者加入同一串
測試報告在哪某個人的 LINE 或信箱附件留在那一串討論裡
規格改了沒產品資料、PI、出貨單各寫各的改在 PI 上送出,客人在比對裡看到
誰同意的靠記憶每一版都在異動歷程裡
給老闆的一句話:設變本身不可怕。可怕的是改了,卻只有一個人知道。

下一集

傍晚,Jonas 回了:

「Test report OK. New plating accepted. But same price.」

阿美看著那句「same price」,嘆了一口氣。新的電鍍,宏泰每條多收了一點點。

然後 Jonas 又補了一封:「And we need 200 more chains. Same shipment, if possible.」

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