國貿的瞬間 #16｜LINE 群組催貨

本系列使用貿商道示範帳號「鼎立」。文中所有系統畫面與資料，都是在系統中實際操作產生的，包括買家與供應商之間的往來，不是做出來的假畫面；人物與對話則是情境演出，插畫為示意。

劇中時間：「下週三」的前一天，週二下午

三百則

阿美的手機上，有十四個供應商群組。宏泰一個、永錩一個、包材廠一個，還有一個叫「大甲螺絲團購」，她也不記得是誰拉的。

催貨就在這些群組裡。「淑芬姐，下週三確定嗎？」「確定啦！」「是早上還是下午？」「下午啦～」然後是一張貼圖。

問題是，這些對話只在阿美的手機裡。阿哲要知道宏泰的交期，得問阿美；阿美要往上滑三百則，才找得到淑芬姐上週說的那句。

「妳下個月請假之後，這些群組怎麼辦？」林董問。

阿美愣了一下。她還沒想過。

以前怎麼做

以前的做法有兩種。

一種是什麼都不做。LINE 在誰的手機，生意就在誰手上。人一請假、一離職，跟供應商談過的交期、答應過的條件，就跟著一起走了。

另一種是截圖。重要的對話截下來，傳到公司群組，或貼進 Excel。截了很多，但要找的時候，永遠找不到那一張。

在貿商道怎麼做

讓公司的 LINE 官方帳號加入群組

鼎立的系統管理員，先在公司設定裡連結了公司的 LINE 官方帳號。然後，阿美把這個官方帳號拉進宏泰的群組。

群組裡什麼都不用改。淑芬姐照樣在群組裡講話、傳照片、傳貼圖；阿美照樣用手機回。差別是，群組裡多了一個「紀錄員」。

把群組綁到那張單

官方帳號加入後，宏泰的群組會出現在貿商道的〔LINE 群組〕頁，在「待綁定」那一區。阿美按〔綁定〕，選擇放進 PI-0411 的討論。

從那一刻起，群組裡的每一則訊息，都會出現在 PI-0411 的討論裡，標著〔LINE · 張淑芬〕。照片可以〔看大圖〕。淑芬姐收回的訊息，這邊也會跟著收回，只留一行「收回了一則訊息」。

阿哲要知道宏泰的交期？打開 PI-0411，往上看就有。不用問阿美，也不用滑三百則。

第一次在群組裡講話的人，系統還不認得。阿美按一下〔這是某某公司的人〕，把淑芬姐對到宏泰鏈條。之後從宏泰那一家的〔往來紀錄〕，也看得到這個群組的對話。

從貿商道回到群組

阿哲在 PI-0411 的討論裡打了一句話，按〔傳到 LINE 群組〕→〔傳送〕。訊息出現在宏泰的群組裡，開頭自動加上【阿哲】，淑芬姐一看就知道是誰說的。

AI 讀得到這些 LINE 訊息，可以幫忙整理、回答「宏泰最後說哪天交」。但它不會自己傳訊息到群組。傳不傳，按的是人。

收不到的

有幾種對話，紀錄員收不到：員工私人的一對一聊天、官方帳號加入群組之前的舊訊息，還有直接在 LINE 官方帳號後台回的訊息。所以鼎立定了一個規矩：跟供應商談公事，在有紀錄員的群組裡談。

阿美說：「那我以後私訊淑芬姐聊小孩，就不會被記進去了吧？」

「不會。」阿哲說，「放心聊。」

以前 vs 用貿商道

給老闆的一句話：LINE 是員工的，但跟客戶、供應商談過的事，是公司的。

下一集

週三下午，淑芬姐在群組裡傳了一張照片：四十幾個紙箱，整整齊齊疊在棧板上。

「貨好了喔！週四可以來驗。」

阿美把隔天早上的行程空了出來。