國貿的瞬間 #21|新人第一週

國貿的瞬間 #21|新人第一週
本系列使用貿商道示範帳號「鼎立」。文中所有系統畫面與資料,都是在系統中實際操作產生的,包括買家與供應商之間的往來,不是做出來的假畫面;人物與對話則是情境演出,插畫為示意。

劇中時間:阿美請假後的第一個週一,上午 9:00

第一天

小宇剛退伍,手機很溜,打字很快,對「國貿」的理解是大學必修課的三個學分。

阿哲給他的第一個任務:「先把共用資料夾看一遍,熟悉一下我們的單。」

十分鐘後,小宇轉過頭,表情很複雜。

「哲哥,『PI_最新_真的最新_這次是真的』跟『PI_最新_真的最新_這次是真的(1)』,哪一個是真的?」

阿哲沉默了一下:「……都不是。」

以前怎麼做

以前的新人,第一個月是這樣過的:

翻共用資料夾,看不懂;問前輩,前輩很忙;終於看懂一張單,發現那是去年的版本。至於這筆生意為什麼這樣談、客人為什麼要這個價格、供應商為什麼延了交期,只能等前輩有空,一點一點講。

阿哲自己當年也是這樣。他花了三個月,才搞懂鼎立跟 Velostrada 之間的「默契」。

在貿商道怎麼做

先給他一個帳號

管理員在〔帳號與權限管理〕新增員工:姓名、Email、部門、職稱、語系、密碼,再選一個〔權限類型〕。鼎立事先建了一個「採購助理」的權限類型,哪些模組能用,一個一個開好。

新增員工對話框
新人的帳號:選好權限類型,哪些功能能用就決定了。
系統不會寄邀請信。帳號密碼由管理員當面交給新人。

從一張單開始看

阿哲沒有叫小宇翻資料夾了。他說:「打開 PI-0411,從頭看到尾。」

小宇打開那張單:

一個上午,小宇把這筆生意從展覽看到出貨。

PI-0411〈異動歷程〉+討論
從一張單開始看:每一版改了什麼、為什麼改,都在這裡。

「哲哥,」他抬起頭,「Jonas 是不是很難搞?」

「你怎麼知道?」

「他改單價都不講。」

看不懂的,問 AI

有些地方小宇還是看不懂。FOB 是什麼?另增收費是什麼?為什麼樣品的運費要另外算?

他在 PI-0411 上按〔問 AI〕,直接問:「FOB 是什麼意思?這張單的另增收費是什麼?」AI 用白話解釋了 FOB,也照著這張單回答:目前沒有列任何另增收費。

〔問 AI〕解釋交易條件
看不懂的名詞,在單上直接問 AI。
AI 助理要公司先設定好自己的 AI 金鑰才能用。AI 只看得到這個帳號有權限看的資料;它可以解釋、整理,要寫入資料時會先列出提案,按確認才執行。

週五下午,林董問小宇:「第一週還好嗎?」

小宇想了一下:「比我想像的好。我以為要先學會找檔案,結果是先學會看單。」

以前 vs 用貿商道

以前用貿商道
新人看什麼共用資料夾、一堆版本從一張單開始,品項、歷程、討論都在
這筆生意為什麼這樣等前輩有空講異動歷程和討論串裡看得到
看不懂的名詞問前輩,或自己查在單上〔問 AI〕
上手要多久前輩說「大概三個月」第一週就看完一整筆生意
給老闆的一句話:缺工的年代,不必靠一直加人,但每個新人都要能快一點上手。他要學的不是找檔案,是看懂生意。

下一集

週五傍晚,林董請大家喝飲料,慶祝小宇撐過第一週。

飲料還沒到,他一個人坐在辦公室,打開貿商道的 AI 助理,想了一下,打了一個問題。

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