最も重要なのは、「各顧客の取引条件」を人間の記憶とスプレッドシートからシステムに移し、一元管理することです。実務的には、各代理店や流通業者ごとに固定の見積条件、価格レベル、決済方法を設定し、請求時に自動入力できるようにすることで、毎回手動で確認・記入する必要がなくなり、入力ミスや営業担当の退職による誤りを避けられます。このアプローチは2つの問題を解決します：内部作業コストの削減と、異なる顧客への条件提示の一貫性と統制の確保です。さらに、引合、見積、注文書を同じシステムで処理し、送信時にバージョン記録を残すことで、相手方が何を変更したかを直接差分表で比較でき、国際コミュニケーションの確認コストを大幅に削減できます。