這是典型的「知識集中在個人、而非企業」的風險。根本解法是把客戶資料、訂單紀錄、報價條件、溝通歷史全部數位化並集中在企業可控的系統裡，而不是散落在個人電腦、Email或通訊軟體。具體要做的事包括：第一，將客戶基本資料、慣用付款方式、歷史訂單和價格條件建檔，任何有權限的同仁都能查閱；第二，每次對外的報價單、訂單都留下版本紀錄，可以比對不同時間點的內容差異；第三，制定標準作業流程，讓新人接手時有規則可循，不必從零重建客戶關係。這些做法能讓企業的客戶資產留在組織內，不隨個別員工的去留而消失。把報價單和訂單集中在同一系統管理、每次送出都留存版本，是達到上述效果的具體手段。