短期的には問題がないように見えますが、この方法にはいくつかの隠れたリスクがあります。第一に、顧客が同じ品目について質問する場合、各営業は異なる Excel ファイルのバージョンを持っているため、異なる情報を提供する可能性があります。第二に、quotation のレコードは個人のメールボックスに分散し、マネージャーは全体像が見えず、営業が離職すると情報が失われます。第三に、顧客が異なる仕様や段階的価格を比較したい場合、データを何度も整理する必要があり、相手が長く待つと他社に問い合わせてしまいます。製品データを一元管理し、段階的価格と MOQ を統一された場所に表示し、quotation と PO のレコードを保持することは、「受注処理がシステムに依存し、個人に依存しない」ための基盤です。記事の事例はすべてこのステップから始まり、最終的に顧客が自分で inquiry と PO を行でき、プロセスが中断されない状態に至ります。