正式なビデオ会議開始前に、買い手が既に製品の見積もり、仕様、分類を事前に閲覧できたなら、会議自体は各製品が何かを紹介するのに大量の時間を費やすことをスキップでき、買い手が関心を持つ品目の詳細について直接議論することに集中できます。これは双方にとって時間を節約する方法です。買い手は事前に初期選定ができ、売り手は会議中に関心のある品目についてのみ深く説明する必要があり、成約効率は自然と高まります。反対に、毎回の会議がカタログ紹介から始まると、買い手の忍耐力と時間は限られており、最も適切な製品を見る前に興味を失いやすくなります。したがって、製品データの整理とカタログの事前配布は、オンライン会議が効果的であるための前提条件であり、単なる補助ツールではありません。