訂單流程散落在 Excel、Email、LINE，資深業務一離職客戶關係就斷掉，有什麼系統性的解法？

這個問題的根源是「流程靠人記、資訊靠人傳」，一旦人走了，什麼都帶走了。解法不是叫員工更努力記錄，而是把流程本身搬進系統，讓每一筆報價、每一張訂單、每一次與客戶的往來都有留存。具體來說，報價單和訂單要有版本記錄，每次送出都留下當時的版本；客戶的交易條件、付款方式、慣用規格要集中管理，不能只存在某個人的信箱或筆記本；與客戶的溝通紀錄也要能查詢，不要散在各個通訊軟體。這樣即使業務異動，接手的人打開系統就能看到完整的背景，不用從頭問客戶「我們之前怎麼談的」。