公司資料都在各業務的腦袋裡或自己的 Excel，萬一有人離職，客戶資料和談判條件就斷掉了，這個問題怎麼處理？

這個風險的根源是「知識只存在人身上」。要解決它，第一步是把客戶資料、歷史報價、交易條件、溝通紀錄全部集中到公司共用的系統裡，而不是散在個人信箱或 Excel 檔。每一份報價單、訂單都有版本紀錄，每一次修改都留得下來，人員異動後接手的人可以直接看到完整的脈絡，不需要靠前任業務口頭交接。其次是把常用的報價條件和交易規則設定成可重複使用的範本，新業務接手同一家客戶時，不用從頭摸索，直接套用上一次的設定再做調整即可。